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Manejo de Contenido Empresarial

El éxito de las empresas modernas está directamente relacionado con su capacidad de administrar información y documentación. Dicha información suele encontrarse en diversos medios como ficheros, correos electrónicos o papel.

M-files es una herramienta que permite el manejo rápido y organizado de la documentación, minimizando los riesgos de fuga de información confidencial, reduciendo la carga de trabajo del personal y optimizando los flujos internos. Nuestro sistema de manejo de Contenido Empresarial se integra directamente en el escritorio y reduce drásticamente el tiempo empleado en buscar documentos, evitando al mismo tiempo la creación de información duplicada y sin exigir un cambio en la forma de trabajo. Su uso además no sólo es interno, con posibilidad de acceso a través de un portal de web seguro, que puede abrirse a clientes, proveedores y personal para acceso remoto.

Descripción

ECMLa solución de Gestión de Contenido Empresarial M-files transforma el modo en que las empresas gestionan, protegen y comparten información con un exclusivo enfoque impulsado por Metadata que organiza y procesa el contenido basándose en qué es y no en dónde reside.

Esta herramienta mejora el flujo de trabajo, incrementa la reutilización de la información, elimina la redundancia, controla el contenido con seguridad y evita conflictos y pérdida de datos.

M-Files sitúa toda la documentación importante en la nube ("cloud") como alternativa, o en combinación con un servidor en situ; incluso permite intercambiar documentos entre la nube y el server local. Soporta todo tipo de archivos y mantiene control del documento en edición para eliminar problemas con cambios simultáneos.

 Beneficios

Nuestra herramienta cuenta permite:

  • Un modo fácil de organizar y optimizar su oficina, ya que está integrado en el explorador de Windows y los documentos aparecen como ficheros en un disco virtual.
  • Encontrar rápidamente cualquier documento, tanto por Metadata como por contenido.
  • Configuraciones en la nube, locales y mixtas.
  • Proteger la información de su empresa con control total de permisos a todo nivel de configuración local o integrado con programas externos.
  • La organización automática de los documentos, ya que varios caminos llegan al mismo archivo y sin duplicados.
  • Generar el nombre de los ficheros automáticamente a partir de sus Metadata.
  • La creación de flujos de trabajo para ajustarse a los procesos de organización
  • Acceso remoto seguro mediante la web, nube propia o integrado con Microsoft Skydrive y desde cualquier dispositivo.
  • Conservar versiones anteriores de forma automática, registrando cualquier cambio.
  • Controlar el ciclo de vida de los documentos.
  • Sincronización y respaldo de datos de manera local o repositorios descentralizados.
  • Asignación de responsabilidades y definición de flujos de trabajo de documentos (aprobación, publicación, revisión, etc.)
  • Crear asociaciones entre diferentes documentos y contenido de diferentes tipos.
  • Notificaciones automáticas basadas en eventos.
  • Reducir la circulación de documentos y registro en papel.
  • Agilizar el proceso de emisión y revisión de documentos.
  • Crear una base de datos única para interacción con todas las aplicaciones de la empresa.
  • Mantener un registro completo de auditoría.
  • Una interface gráfica de configuración, sencilla y sin necesidad de programación.
  • Trabajar en línea o desconectado, con sincronización automática al reconectarse.
  • La instalación y utilización del software en múltiples idiomas simultáneamente, incluyendo Español.
  • Utilización en diferentes sistemas operativos, incluyendo Mac y Linux, como así también dispositivos móviles. 

En la nube, nuestro sistema ofrece numerosas ventajas para la gestión documental:

  • Se paga lo que se utiliza, no hay inversiones de antemano.
  • Escalable según sus necesidades.
  • Siempre se trabaja con la última versión de Software.
  • Para los usuarios es la misma forma de trabajar familiar de siempre.
  • No es necesario adquirir servidores nuevos dentro de la empresa, ni el mantenimiento de los servidores.
  • No es necesario hacer copias de seguridad. El sistema automáticamente genera copias de respaldo de la información.

Aplicaciones

Nuestra solución le permite tener a su alcance inmediato documentos como facturas, propuestas, contratos, documentación técnica, planos técnicos y todos los documentos que sean vitales para el funcionamiento de su empresa.

Gestión de correo electrónico: Con soporte para arrastrar y soltar reglas automáticas de procesamiento y carpetas "Consciente de M-Files" que etiquetan y clasifican los correos electrónicos de forma automática
manteniendo las relaciones con las empresas/clientes.

Gestión de contratos: Con control de acceso seguro, revisión y aprobación automatizada, control de versiones, notificaciones y alertas para los principales hitos y fechas de contratos, con soporte para la digitalización de los contratos en papel y OCR para búsquedas de "texto libre".

Gestión de relaciones con los clientes (CRM): Para la gestión de clientes, oportunidades, contratos y documentos relacionados tales como propuestas, presentaciones, órdenes de compra y correos electrónicos, con interfaces a Microsoft Dynamics CRM y Salesforce CRM.

Recursos Humanos: para las solicitudes de currículos, formularios para los empleados, formularios de seguros, las evaluaciones de los empleados y demás.

Procedimientos Operativos Estándares (POE): Para la definición, gestión y seguimiento de los POE y otros procedimientos comunes para el cumplimiento de ciertas industrias y la eficiencia general de negocios.

Oficina sin papeles: M-Files es una solución ideal para ayudar a cualquier empresa a reducir su dependencia del papel para mejorar la eficiencia y la productividad al mismo tiempo que ayuda al medio ambiente.

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